2 stycznia około godziny 12.00 do stanowiska kierowania komendanta powiatowego wpłynęło zgłoszenie dotyczące wypadku na niestrzeżonym przejeździe kolejowym w miejscowości PGR Podgaje, gdzie pociąg osobowy relacji Katowice - Słupsk uderzył w przejeżdżający pojazd tj. samochód osobowy VW Golf.  

Do zdarzenia zadysponowano zastępy strażaków z JRG Złotów, OSP Okonek, OSP Jastrowie i OSP Podgaje. Po przyjeździe na miejsce zdarzenia pierwszych strażaków z OSP Okonek skład PKP (łącznie 5 wagonów + lokomotywa) zlokalizowany był w odległości ok. 250 metrów od przejazdu, w pociągu podróżowało około 200 osób w tym jego obsługa. Samochód osobowy znajdował się w odległości około 25 metrów od przejazdu kolejowego na poboczu szlaku kolejowego,  w samochodzie osobowym pozostawały dwie poszkodowane osoby, nieprzytomne z licznymi obrażeniami (2 mężczyzn w wieku 21 lat). 

Natychmiast zabezpieczono teren działań, osoby poszkodowane przy użyciu narzędzi hydraulicznych wydobyto z pojazdu, prowadzono działania medyczne wspólnie przez przybyłych ratowników medycznych ZRM, ratowników medycznego śmigłowiec LPR i strażaków JOP. Miejsce prowadzenia działań doraźnie zabezpieczono z wykorzystaniem parawanów. Równolegle, do składu osobowego delegowano rotę ze sprzętem medycznym, potwierdzono, że nikt spośród pasażerów i obsługi nie doznał obrażeń i nie wymaga czynności z zakresu kwalifikowanej pomocy przedmedycznej.

Służby PKP podjęły czynności w zakresie organizacji transportu zastępczego. Po około 2 godzinnej próbie przywrócenia czynności życiowych poszkodowanym, lekarz stwierdził ich zgon. Uwzględniając powyższe okoliczności kierownik działań ratowniczych zakończył fazę działań ratowniczych. 

Dalsze czynności obejmowały zabezpieczenie terenu akcji w związku z prowadzonymi czynnościami przez Policję pod nadzorem Prokuratora. Zwłoki poszkodowanych zabezpieczone zostały przez zakład pogrzebowy, zniszczony samochód osobowy zabezpieczyła Pomoc Drogowa. Skład osobowy PKP po dokonaniu doraźnych napraw zjechał na najbliższą wskazaną stacje kolejową, tym samym przywrócona została przejezdność szlaku kolejowego. Działania nadzorowane były przez zastępcę komendanta powiatowego bryg. Leszka Wójcika, dowódcę JRG w Złotowie kpt. Krzysztofa Olczaka.