Jak przebiega nadawanie uprawnień do KSeF?

Krajowy System e-Faktur pozwala sprawnie wystawiać i odbierać faktury strukturalne. To system komputerowy, który ma na celu skierować rejestrację faktur w obrocie gospodarczym w jedno centralne miejsce. Dzięki temu systemu fakturowania i księgowości są połączone z KSeF, zapewniając przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Nie zapominajmy także o funkcji zarządzania uprawnieniami, co skutkuje odpowiednim zabezpieczeniem dostępu do ważnych danych. Co jeszcze warto wiedzieć o tej funkcji? Czym jest samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur?

Samofakturowanie w KSeF

Aktualnie KSeF jest dobrowolnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, jednak już w 2026 roku ma się to zmienić. System stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, a Ministerstwo Finansów wskazuje, że narzędzie to niesie za sobą szereg korzyści. Czym jest samofakturowanie w KSeF? Jeśli nabywca chce samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży, należy spełnić określone warunki. Mają one za zadanie zabezpieczać sprzedawcę - nie każdy podmiot może wystawiać faktury sprzedaży w jego imieniu. Według ustawy o VAT wiemy, że podmiot nabywający towary od podatnika może wystawiać na jego rzecz i w jego imieniu faktury:

• Dokumentujące dostawę towarów wskazanych w  art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium trzeciego kraju)
• Dokumentujące dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu
• Wskazane w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (tzw. faktury zaliczkowe)

Poza tym nabywca i sprzedawca powinni zawrzeć umowę w sprawie wystawiania faktur na zasadzie samofakturowania, w której określa się procedurę zatwierdzania faktur przed sprzedawcę. Warto podkreślić, że także upoważniona przez sprzedawcę osoba trzecia może wystawiać w jego imieniu faktury, zwłaszcza jako jego przedstawiciel podatkowy, wskazany w ustawie o VAT. 

Nadawanie uprawnień w KSeF

W przepisach prawnych określono również nadanie uprawnień do KSeF, odbieranie tych uprawnie i wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień. Te procesy odbywają się za pomocą oprogramowania interfejsowego, jakie dostępne jest na stronie podatki.gov.pl. Z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać mogą zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty, przy czym niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Jak uzyskać lub nadać uprawnienia do konkretnych informacji? W tym wypadku trzeba wskazać następujące informacje:

• NIP podatnika
• Dane podmiotu lub osoby fizycznej, której nadajemy uprawnienia
• NIP podmiotu lub numer PESEL osoby fizycznej
• Imiona i nazwiska osoby fizycznej lub nazwa podmiotu
• Dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej (gdy podpis nie zawiera NIP i numeru PESEL)
• Rodzaj uprawnienia
• Informacje, czy podmiot, któremu nadajemy uprawnienia, jest przedstawiciel podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy

Okazuje się, że nadawanie uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur może odbywać się także papierowo, korzystając z formularza ZAW-FA. Taka opcja jest dostępna dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w elektroniczny sposób. Chodzi tutaj głównie o podmioty, które nie posiadają profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub unikalnego wygenerowanego tokenu przez KSeF. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em, mają możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. W innych przypadkach trzeba skorzystać z zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur. Taka osoba będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień w elektroniczny sposób w ramach KSeF. Nie bez znaczenia jest to, że kwestie nadawania i odbierania uprawnień określono w specjalnym rozporządzeniu. Wskazuje ono katalog narzędzi służących podatnikom VAT do weryfikacji i uwierzytelniania we wspomnianym systemie.