Sklep, sprzedaż i księgowość w jednym obiegu: jak połączyć programy, których firma już używa - fot. partnera
Firma rośnie, a razem z nią liczba programów. Najpierw pojawia się sklep internetowy, potem system do obsługi klientów, program magazynowy, narzędzie do faktur, kalendarz i kilka skrzynek pocztowych. Każde z tych narzędzi rozwiązuje jeden konkretny problem, ale razem tworzą nowy, bo dane trzeba między nimi przenosić ręcznie. Pracownik przepisuje zamówienie ze sklepu do faktury, kopiuje adres do listu przewozowego i uzupełnia arkusz dla księgowej. Przy kilku zamówieniach dziennie to drobna niedogodność. Przy kilkudziesięciu robi się z tego pełny etat, a przy okazji rośnie liczba pomyłek. Integracja systemów pozwala odzyskać ten czas bez wymiany narzędzi, do których zespół jest przyzwyczajony.
Programy kupowane w różnym czasie i od różnych dostawców nie są projektowane z myślą o sobie nawzajem. Każdy ma własną bazę klientów, własną numerację zamówień i własny sposób zapisu adresu. Gdy ten sam klient figuruje w trzech miejscach, wystarczy, że zmieni telefon albo adres dostawy, a dane zaczynają się rozjeżdżać. Do tego dochodzą zwykłe ludzkie pomyłki. Literówka w numerze NIP, pominięta pozycja na fakturze, zamieniona cyfra w kodzie pocztowym, ten sam klient dopisany drugi raz pod nieco inną nazwą. Problem ujawnia się zwykle w najgorszym momencie, przy zamknięciu miesiąca, przy reklamacji albo wtedy, gdy kurier wraca z paczką z powodu błędnego adresu.
Większość współczesnych programów udostępnia API, czyli zestaw drzwi, przez które inne aplikacje mogą w uporządkowany sposób odczytywać i zapisywać dane. Dostęp do API zabezpiecza zwykle klucz albo token, który działa jak hasło dla programu i powinien mieć tylko te uprawnienia, które są naprawdę potrzebne. Webhook działa odwrotnie niż zwykłe pytanie o dane. Zamiast sprawdzać co kilka minut, czy coś się zmieniło, program sam wysyła powiadomienie pod wskazany adres w chwili, gdy wydarzy się określona rzecz, na przykład opłacenie zamówienia. Integracja polega na zbudowaniu reguł między takimi punktami. Gdy w jednym systemie zajdzie zdarzenie, w drugim ma nastąpić konkretna reakcja. Rolę pośrednika pełnią często platformy automatyzacji, które odbierają dane, przekształcają je do formatu oczekiwanego przez kolejny program i przekazują dalej.
Najczęściej automatyzowany jest obieg zamówienia. Klient płaci w sklepie, a potwierdzenie z bramki płatności uruchamia ciąg zdarzeń. Zamówienie trafia do systemu sprzedaży lub CRM, gdzie zakłada się albo aktualizuje karta klienta. Program do faktur wystawia dokument i wysyła go klientowi, a kopia trafia do księgowości. Magazyn dostaje zlecenie kompletacji, a po spakowaniu paczki system kuriera tworzy etykietę z danymi odbiorcy i zwraca numer przesyłki. Stan magazynowy zmniejsza się po sprzedaży, więc sklep nie oferuje towaru, którego już nie ma. Ważne jest ustalenie, który system jest źródłem prawdy dla danej informacji. Ceny i opisy produktów zwykle żyją w sklepie lub w programie magazynowym, dane klienta w CRM, a dokumenty sprzedaży w systemie fakturowym. Jeśli dwa programy mogą zmieniać tę samą wartość, prędzej czy później jeden nadpisze zmianę drugiego.
Drugim typowym obszarem jest obsługa zapytań. Zgłoszenie z formularza na stronie zakłada kartę w systemie sprzedażowym, przypisuje opiekuna i wysyła klientowi potwierdzenie przyjęcia. Rozmowa telefoniczna zapisuje się w historii kontaktu, a wiadomość z poczty lub komunikatora trafia do tej samej karty, dzięki czemu każdy w zespole widzi pełny obraz relacji. Przy takim przepływie warto od razu zadbać o rozpoznawanie duplikatów. System powinien sprawdzać, czy klient o danym adresie e-mail, numerze telefonu albo NIP już istnieje, i dopisywać nowe zgłoszenie do jego karty zamiast tworzyć kolejną. Toruńska agencja, która opisuje tę usługę na stronie automatyzacje AI od PollyArt, łączy w ten sposób sklepy, systemy sprzedażowe, programy księgowe i magazynowe, a przy rozwiązaniach niestandardowych korzysta z ich interfejsów programistycznych.
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki faktury krążą między firmami. Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, a po przyjęciu przez system otrzymuje własny numer identyfikacyjny KSeF. Nabywca pobiera ją z systemu, zamiast czekać na załącznik w mailu. Dla integracji oznacza to kilka praktycznych rzeczy. Program do faktur musi umieć wysłać dokument do KSeF i odebrać jego numer, a ten numer warto zapisać przy zamówieniu w sklepie i w CRM. Dane nabywcy muszą być poprawne już na wejściu, bo faktury przyjętej przez system nie da się po prostu usunąć ani podmienić. Błąd poprawia się fakturą korygującą. Integracja może też działać w drugą stronę i pobierać z KSeF faktury zakupowe, które od razu trafiają do obiegu kosztów. Zasady i terminy obowiązywania systemu dla poszczególnych grup podatników warto sprawdzać na bieżąco w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów albo u swojego księgowego.
Osobną grupą są dokumenty przychodzące spoza KSeF, takie jak paragony, rachunki zagranicznych dostawców czy skany przesłane mailem. Takie pliki można odczytywać automatycznie. Program rozpoznaje sprzedawcę, kwoty, daty i numer rachunku bankowego, a następnie wprowadza dane do systemu księgowego. Człowiek sprawdza tylko pozycje, przy których oprogramowanie zgłosiło wątpliwość, na przykład nieczytelną kwotę albo nowego kontrahenta. Biuro przestaje szukać załączników w skrzynkach i przepisywać liczby z papieru, a księgowość dostaje dane na bieżąco, zamiast całej paczki pod koniec miesiąca.
Zanim firma zamówi integrację, może sama wykonać wstępne rozpoznanie. Wystarczy przejrzeć dokumentację i ustawienia używanych programów oraz zapytać dostawców o kilka rzeczy.
Starsze programy instalowane na komputerze w biurze często nie mają API wcale. Wtedy zostaje wymiana plików w ustalonym folderze albo bezpośredni dostęp do bazy danych, co jest rozwiązaniem bardziej kruchym i wymaga ostrożności.
Każde połączenie kiedyś zawiedzie. Serwer dostawcy bywa niedostępny, token dostępu wygasa, ktoś zmienia nazwę pola w sklepie albo klient wpisuje znaki, których kolejny program nie przyjmuje. Dobrze zbudowana integracja zakłada takie sytuacje z góry. Nieudane operacje powinny być ponawiane automatycznie po krótkiej przerwie, a gdy kolejne próby nie pomogą, trafiać do kolejki błędów zamiast znikać bez śladu. Osoba odpowiedzialna powinna dostać powiadomienie mailem albo w komunikatorze z informacją, czego dotyczy błąd i którego zamówienia. Ważna jest też ochrona przed duplikatami przy ponawianiu. Jeśli system nie sprawdzi, czy faktura do danego zamówienia już powstała, druga próba może wystawić ją po raz drugi. Przydaje się prosty dziennik zdarzeń, w którym widać, co i kiedy przeszło między programami, oraz okresowe porównanie liczby zamówień w sklepie z liczbą faktur w systemie księgowym.
Pierwszym błędem jest próba połączenia wszystkiego naraz. Drugim jest automatyzowanie bałaganu. Jeśli w bazie są duplikaty klientów i nieaktualne ceny, integracja tylko szybciej rozniesie te błędy po kolejnych programach, dlatego porządek w danych warto zrobić przed startem. Trzecim jest brak testów na nietypowych przypadkach, takich jak zwrot częściowy, zamówienie z rabatem, klient zagraniczny czy zakup z dostawą na inny adres niż adres na fakturze. Kolejny problem to integracja zbudowana na prywatnym koncie pracownika, która przestaje działać po jego odejściu.
Najpierw trzeba spisać, jak dane krążą po firmie dzisiaj. Kto co przepisuje, skąd dokąd i ile czasu to zajmuje. Taki przegląd procesów pokazuje, które połączenie da największą oszczędność przy najmniejszym nakładzie. Zwykle jest to obieg zamówienia i faktury albo zapytania i bazy klientów. Pierwsze połączenie warto uruchomić jako krótki pilotaż i przez kilka tygodni obserwować, czy działa bez wyjątków. Dopiero potem dokłada się kolejne. Przed zleceniem pracy warto zapytać wykonawcę, czy pracował już z programami używanymi w firmie, gdzie będą przetwarzane dane i czy pozostaną na serwerach w Unii Europejskiej. Trzeba też ustalić, kto będzie właścicielem zbudowanych przepływów i czy da się je przenieść do innego dostawcy. Ważne jest pytanie o nadzór po wdrożeniu, czyli podgląd stanu przepływów, powiadomienia o błędach i ustalony czas reakcji, gdy jeden z programów zmieni sposób działania.
Połączenie programów nie jest efektowną zmianą, bo po wdrożeniu nic nowego nie widać na ekranie. Widać za to brak przepisywania, szukania i poprawiania pomyłek. Dla firmy, która rośnie, bywa to tańszą i szybszą drogą do zwiększenia wydajności niż zatrudnienie kolejnej osoby do pracy biurowej.
