Image by Free Photos from Pixabay
Zarządzanie dokumentami w formie papierowej to dziś jedna z głównych barier w sprawnym funkcjonowaniu firmy. Trudności z dostępem, błędy w procesach akceptacyjnych i brak kontroli nad wersjami dokumentów opóźniają działania i zwiększają ryzyko organizacyjne. Libris Systems wdraża rozwiązania, które porządkują procesy i upraszczają codzienną pracę. System zarządzania obiegiem faktur, program do zarządzania umowami oraz system archiwizacji umów pozwalają firmom działać precyzyjnie, bez zbędnych strat czasu.
W wielu firmach obieg dokumentów wciąż opiera się na e-mailach, arkuszach kalkulacyjnych i ręcznym przetwarzaniu danych. Gdy liczba dokumentów rośnie, łatwo o pomyłki, opóźnienia i problemy z ich weryfikacją. W środowisku wymagającym szybkiego podejmowania decyzji i precyzyjnego raportowania takie podejście przestaje być wystarczające. System zarządzania obiegiem faktur wdrażany przez nas pozwala na pełną digitalizację procesu – od rejestracji dokumentu, przez dekretację, aż po akceptację i przekazanie do systemu księgowego. Dokumenty są skanowane, automatycznie rozpoznawane i przypisywane do odpowiednich kategorii kosztowych. Użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać danych ani śledzić dokumentu na różnych etapach – system przekazuje go do kolejnych osób zgodnie z ustalonym schematem. Zautomatyzowany obieg pozwala szybko sprawdzić status dokumentu, weryfikować limity budżetowe, zarządzać uprawnieniami i generować raporty. System umożliwia również integrację z ERP i narzędziami BI, co daje dostęp do aktualnych danych nie tylko działowi finansowemu, ale też kadrze zarządzającej.
W ramach tego samego środowiska działa program do zarządzania umowami, który obsługuje cały cykl życia dokumentu kontraktowego – od stworzenia szablonu, przez wersjonowanie i zatwierdzanie, po podpisywanie i archiwizację. Każda umowa może być powiązana z kontrahentem, projektem lub konkretnym procesem wewnętrznym. System rejestruje komentarze, zmiany i ścieżki akceptacyjne, zapewniając pełną kontrolę nad przebiegiem pracy z dokumentem. Użytkownicy mogą definiować uprawnienia, ustalać terminy przeglądów, otrzymywać powiadomienia o kończących się kontraktach i w prosty sposób odnajdywać aktualną wersję umowy. Dzięki obsłudze podpisów elektronicznych finalizacja dokumentów nie wymaga drukowania ani wysyłki kurierem – wszystko odbywa się cyfrowo, z zachowaniem obowiązujących przepisów. Wdrożenie obu systemów w jednym, spójnym środowisku eliminuje potrzebę korzystania z kilku narzędzi i zmniejsza ryzyko związane z danymi rozproszonymi w różnych źródłach. Libris Systems dostarcza nie tylko technologię, ale także pełne wsparcie wdrożeniowe i konfigurację procesów zgodną ze specyfiką organizacji.
Gromadzenie dokumentów w wersji papierowej lub w rozproszonych folderach sieciowych utrudnia ich obsługę i generuje ryzyko związane z nieautoryzowanym dostępem, brakiem aktualności lub fizycznym uszkodzeniem. W odpowiedzi na te wyzwania coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie centralnego repozytorium, które porządkuje dane i umożliwia szybkie ich odnalezienie. System archiwizacji umów oferowany przez nas to rozwiązanie, które umożliwia bezpieczne przechowywanie, klasyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów w czasie rzeczywistym. System działa w chmurze lub lokalnie, w zależności od preferencji i wymagań organizacyjnych. Każdy dokument wprowadzony do systemu jest opatrzony metadanymi, przypisany do kategorii, projektu lub kontrahenta i oznaczony statusem ważności. Użytkownicy mają dostęp do dokumentów zgodnie z przypisanymi rolami i poziomami uprawnień. System umożliwia pełne śledzenie operacji – każda edycja, pobranie lub przekazanie pliku zostaje zarejestrowane w logach. To nie tylko ułatwia przeprowadzanie audytów, ale także ogranicza ryzyko nadużyć i błędów.
Dokumenty archiwizowane cyfrowo mogą być przeszukiwane według różnych kryteriów – daty, numeru, osoby odpowiedzialnej, działu czy kontrahenta. Funkcja wersjonowania pozwala szybko porównać zmiany w umowie, a system przypomnień informuje o zbliżających się datach przeglądu, renegocjacji lub zakończenia współpracy. To wsparcie nie tylko dla działu prawnego, ale także dla administracji, zakupów, HR i finansów. System archiwizacji umów może również współpracować z innymi narzędziami w organizacji – od systemów obiegu dokumentów po CRM i narzędzia analityczne. Dzięki temu archiwum nie jest osobnym bytem, a integralną częścią procesu, w którym dokumenty są dostępne dokładnie tam, gdzie są potrzebne. Libris Systems wspiera organizacje w pełnym wdrożeniu narzędzi archiwizacyjnych – od analizy aktualnych zasobów, przez migrację danych, aż po szkolenia dla zespołów. Rozwiązania są skalowalne i mogą być dostosowywane do zmieniających się potrzeb firmy – zarówno pod względem struktury dokumentów, jak i liczby użytkowników.
